6 ferramentas para mensurar a produtividade no trabalho

Falar sobre a importância da produtividade no ambiente de trabalho não é novidade, já que as  discussões sobre o tema ganharam proporção ainda maior durante a pandemia do Covid-19.  Isso porque o trabalho em modelo home office mudou diversos paradigmas em relação à geração de valor de cada colaborador para a empresa. 

Inclusive, ficou cada vez mais comum encontrar conteúdos com  dicas sobre como ser mais produtivo. Por outro lado, ficam as perguntas: é necessário medir a produtividade dos colaboradores? Como se mede a produtividade de um funcionário? Os critérios são subjetivos ou objetivos? Como o RH pode mensurar a produtividade sem gerar insegurança? 

A resposta para essas e outras dúvidas estão nesse conteúdo!

Por que mensurar a produtividade dos colaboradores?

Uma empresa é construída, principalmente, através dos esforços dos seus funcionários e,  consequentemente, através do trabalho que os mesmos desenvolvem. A partir daí é possível gerar  a receita necessária para que  a empresa se torne capaz de crescer e ser mais  competitiva frente aos concorrentes. Por isso, mensurar a produtividade é  fundamental para a compreensão da eficiência geral da organização por parte dos próprios funcionários, investidores e clientes.

Além disso, conhecer os índices de produtividade permite calibrar as demandas para cada time, o que proporciona maior previsibilidade de processos, prazos e capacidade produtiva.

Na sequência, avaliar a produtividade dos colaboradores e dos times como um todo também serve como um termômetro para o time de RH. Afinal, a baixa produtividade pode ser um efeito colateral que indica problemas que a empresa precisa solucionar ou pode, ao menos, contribuir para alguma melhoria. Por outro lado, a alta produtividade pode indicar o sucesso das iniciativas de gestão de pessoas. 

Mas, para chegar a essas conclusões, é necessário primeiro responder à pergunta: é mesmo possível medir a produtividade dos colaboradores?

Ferramentas para mensurar a produtividade no trabalho

E a resposta para a pergunta anterior é: SIM! Mas é importante lembrar que foi-se o tempo em que a forma de medir o trabalho do funcionário era através das horas contabilizadas. A modernização dos modelos de trabalho vêm quebrando paradigmas e, atualmente, a preocupação está muito mais direcionada ao valor - tangível e intangível - que aquele colaborador gera para a companhia.

Conheça algumas ferramentas que podem te ajudar na missão de mensurar a produtividade no trabalho:

1- Trello

O Trello é uma das ferramentas de gestão de tarefas mais conhecidas e simples do mercado. A versão gratuita possibilita uma visão clara das atividades e projetos desempenhados por colaboradores e times em um determinado período.

Como o Trello existem diversos outros softwares semelhantes, tais como Monday, Todoist, Asana, etc.

2- Dashboards/relatórios

Os relatórios permitem um acompanhamento mais visual, recorrente e padronizado das atividades e missões de cada time e colaborador. Além disso, através da aplicação de filtros específicos, torna-se possível fazer análises bem mais completas. Ainda, proporcionam uma experiência mais acessível e dedicada às necessidades de cada setor, ajudando os gestores a tomarem decisões mais assertivas.

Algumas ferramentas que possibilitam a construção de dashboards personalizados para a análise da produtividade dos colaboradores são o Google Data Studio e Microsoft Power BI. Ambas com versões gratuitas extremamente potentes e completas. 

3- Pesquisas de satisfação

Produtividade não é só quantidade! Na realidade, é exatamente o equilíbrio entre a quantidade e a qualidade. Por isso, é importante que o RH acompanhe também as métricas que indicam o nível de excelência na realização do trabalho. 

Uma das maneiras de acompanhar esse indicador é através da realização de pesquisas de satisfação junto a clientes e fornecedores, dependendo do caso.

Para o público interno, é possível aplicar uma pesquisa de clima organizacional, que vai entender melhor o contexto de todo o time e os principais pontos a serem melhorados para que a empresa alcance melhores índices de produtividade. 

4- Definição de metas

Muitos profissionais se motivam e se mantêm mais focados quando têm uma meta a alcançar. Definir um valor como um norte a ser alcançado é uma força de mensurar a produtividade pois a meta é exatamente aquilo que se espera do colaborador e, se ele foi capaz de atingir o desafio proposto, significa que a produtividade está alinhada com as expectativas.

Uma das metodologias de definição de metas mais conhecidas é a de Objectives and Key Results (OKRs). Inicialmente desenvolvido pela Google, o método pressupõe a definição de metas desafiadoras, porém alcançáveis, e necessariamente relacionadas/conectadas a objetivos mais amplos do negócio.

5- Runrun.it 

O Runrun.it é uma das ferramentas mais robustas para gerenciamento de atividades, adaptável e personalizável para diversos times. É possível mensurar a produtividade através do volume de entregas, tempo gasto por atividade, entre outras alternativas.

Além disso, a ferramenta também disponibiliza relatórios e dashboards para acompanhamento por parte dos próprios colaboradores, lideranças e também do RH.

6- Toggl

Já a Toggl é uma ferramenta criada na Estônia com o objetivo específico de medir e reportar a produtividade. É uma ferramenta especialmente interessante para empresas de consultoria, que precisam reportar o tempo dedicado a determinados projetos para seus clientes.

Algumas funcionalidades disponíveis no software são acompanhamento de tempo, integração com calendário e ferramentas de gestão de tarefas, relatórios de acompanhamento, entre outras.

Dicas para implementar ferramentas de acompanhamento de produtividade

Depois de escolher os indicadores e as ferramentas que usará para medir a produtividade e o engajamento dos colaboradores no trabalho, veja algumas recomendações para tornar esse processo ainda melhor.

Sempre que possível, use a tecnologia a seu favor! Muitas empresas, como a SalaryFits, têm investido seus esforços para simplificar a rotina dos profissionais de Recursos Humanos. Por isso, antes de pensar em fazer um processo de mensuração e avaliação de produtividade manualmente, pesquise alternativas que podem facilitar essa atividade para você e te trazer mais tempo para realizar outras atividades no dia a dia.

Outra dica útil é: antes de implementar o processo com toda a empresa, faça uma demonstração do produto para entender como será a adaptação, quais objeções surgirão, quais ferramentas são mais adequadas, etc. Assim, você terá mais segurança de que está no caminho correto.

Avalie bastante e, junto aos times, defina quais indicadores de produtividade fazem sentido para cada caso e quais fatores serão levados em consideração. Isso certamente evitará uma série de dores de cabeça, afinal, os líderes e colaboradores de cada setor são as pessoas mais preparadas para apontar quais elementos medem a performance da área. Além disso, ao definir quais parâmetros serão avaliados, certifique-se de que será possível acompanhar não somente a quantidade, mas também a qualidade.

Por fim, não deixe de definir metas! É importante ter um norte a alcançar. No início, pela ausência de dados históricos, você pode buscar pesquisas e fazer benchmarking com outras empresas. Com o passar do tempo e a mensuração recorrente, o RH acabará acumulando dados suficientes para definir as próprias metas.

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