Por Redator da SalaryFits

Como melhorar a gestão da folha de pagamentos?

A gestão da folha de pagamentos, além de uma obrigação organizacional definida por lei, é uma atividade extremamente estratégica para o negócio. Por documentar informações importantes como salário, descontos, férias, faltas, bônus e outros dados, a folha de pagamentos é um instrumento capaz de contribuir enormemente para o aumento da eficiência da empresa. 

Apesar de ser uma atividade de rotina, a gestão de folha demanda bastante tempo do time de recursos humanos. Portanto, faz sentido pensar em alternativas para otimizar esse processo. Concorda? 

Se é isso que você está buscando entender como fazer, na prática, continue a leitura! 

A importância da eficiência na gestão da folha de pagamentos

O primeiro benefício que um gerenciamento otimizado da folha de pagamentos pode trazer é a segurança: para a organização e para o colaborador. 

O controle adequado dos holerites permite que todos os envolvidos entendam, com absoluta transparência entre contratante e contratado, como foi feito o cálculo do salário líquido e outros recebimentos/descontos. Com isso, dois aspectos importantes são reforçados: a redução da possibilidade de ocorrência de problemas trabalhistas e o aumento da satisfação dos colaboradores.

Além disso, os contracheques, quando bem detalhados e corretamente armazenados, permitem ao RH ter um registro histórico confiável sobre a jornada do colaborador, no que tange aos aspectos mais burocráticos. 

Vale destacar também o potencial de economia de recursos - financeiros e de tempo - que uma boa gestão pode trazer, já que a gestão de pessoas e departamento pessoal, de forma geral, representam uma boa parcela dos gastos empresariais.

5 formas de melhorar a gestão da folha de pagamentos

Simplificar, otimizar, facilitar, delegar, automatizar. Essas são palavras de ouro, que podem te guiar em todo o processo de melhoria da gestão da folha de pagamentos. 

É justo que, quando se pensa em melhoria de processos em RH, se pense em utilização de novas tecnologias. Apesar de essa ser uma grande e importante estratégia, ela não é a única. 

Confira 5 alternativas para melhorar a gestão da folha de pagamentos na sua empresa:

1. Automatize o controle de ponto

A folha de pagamento se baseia, principalmente, no cumprimento de horas de trabalho de cada colaborador. Afinal, com o registro das horas efetivamente trabalhadas, atrasos, intervalos, horas extras, faltas, etc, se torna possível executar o cálculo da remuneração. 

É exigido por lei que empresas tenham um sistema de ponto, mas ele pode ser manual, mecânico ou eletrônico/digital. 

Não será surpresa dizer que a última opção, em geral, é a que mais pode contribuir para o aumento da eficiência do controle de ponto, certo? 

De fato, modernizar o sistema de controle de ponto pode trazer mais agilidade à tarefa, além da redução de erros e retrabalho. 

A folha de pagamento vai apreciar individualmente os períodos trabalhados pelos funcionários. Os dados referentes às horas de entrada e saída servem para dar base ao salário e benefícios que os trabalhadores recebem mensalmente.

Como um benefício adicional, a automatização do controle de ponto pode também auxiliar nas decisões estratégicas do setor de RH, por fornecer relatórios precisos e com dados relevantes sobre as jornadas de trabalho.

2. Tenha uma política de cargos e salários

Estabelecer uma política de cargos e salários permite:

  • ao colaborador entender as razões pelas quais é remunerado da forma que é,
  • aos gestores ter uma visão clara sobre os colaboradores que compõem o seu time,
  • ao RH a ter maior previsibilidade nos processos relacionados à folha de pagamento, progressão de carreira, etc.

Por isso, essa é uma estratégia interessante para melhorar o controle dos contracheques no curto, médio e longo prazo, facilitar a atualização de salários e progressão de carreiras, além de oferecer mais transparência aos colaboradores.

3. Realize auditorias recorrentemente

As auditorias podem ser uma ferramenta poderosa para a melhoria contínua dos processos de RH. Fazê-las de forma recorrente permite aos gestores e analistas do time perceberem oportunidades de mudança que trarão maior eficiência, agilidade, assertividade e, também, satisfação.

Afinal, sem que seja criada uma oportunidade específica para olhar para essas questões, existe uma grande chance de que elas sejam adiadas com frequência, devido às ações urgentes do setor e atividades de rotina que consomem o dia-a-dia. 

As auditorias podem ser feitas por um membro do time que tenha experiência e know-how ou também pode ser contratado um especialista externo.

Espera-se que esse profissional consiga analisar todos os processos, cálculos, burocracias envolvidas, compará-los com as melhores práticas do mercado e com as legislações pertinentes. E, com isso, possibilite a criação de planos de ação voltados para a solução de gargalos, aumento da eficiência e redução de riscos.

4. Crie processos claros e definidos para cada etapa

Quanto mais simples, replicáveis e claros forem os processos, menores serão as chances de erro. O fluxo de trabalho da equipe, especialmente daqueles responsáveis pelo controle da folha de pagamentos, deve ser estabelecido de forma a simplificar a rotina ao máximo. 

Nesse sentido, tecnologias de automação podem ser grandes aliadas! Assim, as atividades mais mecânicas e repetitivas - e mais suscetíveis ao erro, diga-se de passagem - ficam com o software. Com isso, o profissional de RH consegue usar o melhor de suas habilidades para fazer análises estratégicas e conferências para dar mais segurança.

Além desses benefícios, esse tipo de rotina possibilita maior previsibilidade em relação aos gastos, às datas e prazos, previne despesas desnecessárias e processos trabalhistas.

Aposte em ter um planejamento bem elaborado que demonstre de maneira clara cada um dos processos e quais as metas de cada ação. Saiba mais sobre como elaborar um planejamento de RH mais eficiente neste e-book gratuito!

5. Adote benefícios com desconto direto na folha de pagamento

A gestão de benefícios corporativos está diretamente relacionada à gestão da folha de pagamentos. Por isso, recomendamos que você busque alternativas para melhorar a gestão de benefícios! Automaticamente, você facilitará a execução de inúmeros outros processos. 

Atualmente, uma das melhores maneiras de otimizar a gestão dos benefícios é através de plataformas que permitem a contratação de  diversos tipos de benefícios tipos benefícios corporativos, mas  e que automatizam o processo de desconto diretamente na folha de pagamento.

Com isso, você “dá adeus” às confusas - e tediosas! - planilhas de cálculo de benefícios. E, ao mesmo tempo, consegue oferecer aos colaboradores alternativas muito melhores de recompensas adicionais ao salário. 

A SalaryFits  é uma plataforma que consolida os processos de todos os fornecedores de benefícios em um só lugar, e permite que o profissional de RH precise apenas de poucos minutos por mês para gerenciar um mundo de benefícios e sem custo nenhum para a empresa!

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