Como melhorar a gestão da folha de pagamentos?

A gestão da folha de pagamentos, além de uma obrigação organizacional definida por lei, é uma atividade extremamente estratégica para o negócio. Por documentar informações importantes como salário, descontos, férias, faltas, bônus e outros dados, a folha de pagamentos é um instrumento capaz de contribuir enormemente para o aumento da eficiência da empresa. 

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Apesar de ser uma atividade de rotina, a gestão de folha demanda bastante tempo do time de recursos humanos. Portanto, faz sentido pensar em alternativas para otimizar esse processo. Concorda? 

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Se é isso que você está buscando entender como fazer, na prática, continue a leitura! 

A importância da eficiência na gestão da folha de pagamentos

O primeiro benefício que um gerenciamento otimizado da folha de pagamentos pode trazer é a segurança: para a organização e para o colaborador. 

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O controle adequado dos holerites permite que todos os envolvidos entendam, com absoluta transparência entre contratante e contratado, como foi feito o cálculo do salário líquido e outros recebimentos/descontos. Com isso, dois aspectos importantes são reforçados: a redução da possibilidade de ocorrência de problemas trabalhistas e o aumento da satisfação dos colaboradores.

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Além disso, os contracheques, quando bem detalhados e corretamente armazenados, permitem ao RH ter um registro histórico confiável sobre a jornada do colaborador, no que tange aos aspectos mais burocráticos. 

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Vale destacar também o potencial de economia de recursos - financeiros e de tempo - que uma boa gestão pode trazer, já que a gestão de pessoas e departamento pessoal, de forma geral, representam uma boa parcela dos gastos empresariais.

5 formas de melhorar a gestão da folha de pagamentos

Simplificar, otimizar, facilitar, delegar, automatizar. Essas são palavras de ouro, que podem te guiar em todo o processo de melhoria da gestão da folha de pagamentos. 

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É justo que, quando se pensa em melhoria de processos em RH, se pense em utilização de novas tecnologias. Apesar de essa ser uma grande e importante estratégia, ela não é a única. 

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Confira 5 alternativas para melhorar a gestão da folha de pagamentos na sua empresa:

1. Automatize o controle de ponto

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A folha de pagamento se baseia, principalmente, no cumprimento de horas de trabalho de cada colaborador. Afinal, com o registro das horas efetivamente trabalhadas, atrasos, intervalos, horas extras, faltas, etc, se torna possível executar o cálculo da remuneração. 

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É exigido por lei que empresas tenham um sistema de ponto, mas ele pode ser manual, mecânico ou eletrônico/digital. 

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Não será surpresa dizer que a última opção, em geral, é a que mais pode contribuir para o aumento da eficiência do controle de ponto, certo? 

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De fato, modernizar o sistema de controle de ponto pode trazer mais agilidade à tarefa, além da redução de erros e retrabalho. 

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A folha de pagamento vai apreciar individualmente os períodos trabalhados pelos funcionários. Os dados referentes às horas de entrada e saída servem para dar base ao salário e benefícios que os trabalhadores recebem mensalmente.

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Como um benefício adicional, a automatização do controle de ponto pode também auxiliar nas decisões estratégicas do setor de RH, por fornecer relatórios precisos e com dados relevantes sobre as jornadas de trabalho.

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2. Tenha uma política de cargos e salários

Estabelecer uma política de cargos e salários permite:

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• ao colaborador entender as razões pelas quais é remunerado da forma que é,
• aos gestores ter uma visão clara sobre os colaboradores que compõem o seu time,
• ao RH a ter maior previsibilidade nos processos relacionados à folha de pagamento, progressão de carreira, etc.

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Por isso, essa é uma estratégia interessante para melhorar o controle dos contracheques no curto, médio e longo prazo, facilitar a atualização de salários e progressão de carreiras, além de oferecer mais transparência aos colaboradores.

3. Realize auditorias recorrentemente

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As auditorias podem ser uma ferramenta poderosa para a melhoria contínua dos processos de RH. Fazê-las de forma recorrente permite aos gestores e analistas do time perceberem oportunidades de mudança que trarão maior eficiência, agilidade, assertividade e, também, satisfação.

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Afinal, sem que seja criada uma oportunidade específica para olhar para essas questões, existe uma grande chance de que elas sejam adiadas com frequência, devido às ações urgentes do setor e atividades de rotina que consomem o dia-a-dia. 

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As auditorias podem ser feitas por um membro do time que tenha experiência e know-how ou também pode ser contratado um especialista externo.

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Espera-se que esse profissional consiga analisar todos os processos, cálculos, burocracias envolvidas, compará-los com as melhores práticas do mercado e com as legislações pertinentes. E, com isso, possibilite a criação de planos de ação voltados para a solução de gargalos, aumento da eficiência e redução de riscos.

4. Crie processos claros e definidos para cada etapa

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Quanto mais simples, replicáveis e claros forem os processos, menores serão as chances de erro. O fluxo de trabalho da equipe, especialmente daqueles responsáveis pelo controle da folha de pagamentos, deve ser estabelecido de forma a simplificar a rotina ao máximo. 

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Nesse sentido, tecnologias de automação podem ser grandes aliadas! Assim, as atividades mais mecânicas e repetitivas - e mais suscetíveis ao erro, diga-se de passagem - ficam com o software. Com isso, o profissional de RH consegue usar o melhor de suas habilidades para fazer análises estratégicas e conferências para dar mais segurança.

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Além desses benefícios, esse tipo de rotina possibilita maior previsibilidade em relação aos gastos, às datas e prazos, previne despesas desnecessárias e processos trabalhistas.

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Aposte em ter um planejamento bem elaborado que demonstre de maneira clara cada um dos processos e quais as metas de cada ação. Saiba mais sobre como elaborar um planejamento de RH mais eficiente neste e-book gratuito!

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5. Adote benefícios com desconto direto na folha de pagamento

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A gestão de benefícios corporativos está diretamente relacionada à gestão da folha de pagamentos. Por isso, recomendamos que você busque alternativas para melhorar a gestão de benefícios! Automaticamente, você facilitará a execução de inúmeros outros processos. 

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Atualmente, uma das melhores maneiras de otimizar a gestão dos benefícios é através de plataformas que permitem a contratação de  diversos tipos de benefícios tipos benefícios corporativos, mas  e que automatizam o processo de desconto diretamente na folha de pagamento.

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Com isso, você “dá adeus” às confusas - e tediosas! - planilhas de cálculo de benefícios. E, ao mesmo tempo, consegue oferecer aos colaboradores alternativas muito melhores de recompensas adicionais ao salário. 

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