O que eu preciso saber sobre gestão de RH automatizada que ninguém nunca me disse

A tecnologia pode e deve ser uma grande aliada do setor de recursos humanos. O mercado tem evoluído a passos largos e a demanda é crescente para que o RH se torne cada vez mais estratégico.

Todo o time de RH precisa descobrir como oferecer sua máxima contribuição para os projetos e objetivos das empresas. Na prática, isso significa buscar estratégias para minimizar o esforço e tempo necessários para realizar tarefas que podem ser otimizadas através da automatização de processos.

Esse tem sido um desafio para você e seu time? Se a sua resposta foi “sim”, continue a leitura para entender como você pode começar a automatizar os processos de RH agora mesmo!

Para começar: o que compõe a gestão de RH?

A gestão de RH envolve práticas voltadas para a gestão de pessoas, departamento pessoal, engajamento e desenvolvimento de competências do colaborador.

Alguns exemplos de atividades típicas do setor são:

Auxiliar no desenvolvimento de carreira e capacitação continuada dos colaboradores

• Diagnóstico e estratégias de manutenção da cultura organizacional
• Desenvolvimento de estratégias para maior integração entre os colaboradores e diferentes setores
• Criar estratégias para fortalecer a marca empregadora
• Conduzir pesquisas de satisfação e clima organizacional
• Avaliar desempenho de colaboradores, equipes e lideranças
• Planejar e executar processos seletivos
• Administrar e dar visibilidade para políticas e procedimentos da empresa
• Preocupar-se com a saúde e segurança dos colaboradores da organização
• Gerenciar folhas de pagamento, férias e benefícios oferecidos aos colaboradores, entre outras.

Para tornar a gestão de RH mais estratégica, é fundamental olhar para cada um dos processos e refletir: como torná-los mais eficientes? 

Uma dica que pode ser útil para facilitar sua reflexão é: as tarefas mais burocráticas, executadas pelo departamento pessoal, que fazem parte da rotina e mudam com pouca frequência, são aqueles com maior potencial de automatização! 

Por que é importante automatizar a gestão do setor de recursos humanos?

Diversas são as razões pelas quais você deveria priorizar a automatização de processos relacionados à gestão de pessoas.

Para começar, a automatização de processos permite que o gestor tenha acesso mais fácil a diversos dados e indicadores da área. Isso, por si só, representa um benefício enorme! Afinal, possibilita um diagnóstico mais ágil e preciso dos problemas que precisam ser priorizados e solucionados.

Ainda, tornar as atividades repetitivas de RH mais automatizadas possibilita a redução de ocorrência de erros que, quando acontecem, podem causar grandes problemas para as empresas, além do desperdício de tempo de todo o time que precisará se empenhar para resolvê-los e também dos gastos extras provenientes destas ações.

Além disso, contar com a ajuda da tecnologia para aumentar a eficiência do setor significa aproveitar o máximo potencial criativo e analítico dos colaboradores. Afinal, ao reduzirem o volume de suas atividades repetitivas e burocráticas, sobra mais tempo para pensar estrategicamente, e em conjunto, sobre como podem desenvolver projetos que irão agregar valor para a organização.

O tempo necessário para processar documentos e dados também reduzirá significativamente, o que contribui para a produtividade geral do setor e aumenta a entrega de resultados. 

Como se não bastasse, o investimento em automação de processos é também capaz de aumentar a motivação e engajamento do time de RH, afinal, não precisarão executar tarefas tediosas e que não contribuem para seu desenvolvimento profissional. Com isso, terão mais clareza sobre o seu papel e impacto no crescimento da empresa.

Qual o papel do profissional de RH na automatização de processos?

É muito importante compreender o papel  do RH quando o objetivo é otimizar processos através do uso de tecnologia, principalmente quando falamos do gestor de RH, que possui desafios que envolvem desde o engajamento de pessoas até as boas práticas do setor 

Quando falamos especificamente do gestor, entendemos que este profissional precisa ficar atento a diversas atividades, como: 

Organizar dinâmicas e discussões para que todos os profissionais discutam as necessidades e oportunidades de melhoria através da automatização de processos;

• Reunir opiniões e sugestões de quem realiza a parte operacional dos processos, antes de propor uma alternativa de automatização;
• Buscar alternativas, tecnologias e ferramentas que estão sendo aplicadas para otimizar processos em contextos semelhantes;
• Criar um plano de priorização para resolver os principais problemas primeiro.

Já aos demais profissionais da área, cabe a execução de tarefas e planos criados e, também, utilizar as ferramentas de automação. Esses, portanto, precisam sempre atentar para reportar ao gestor se está tudo dentro do esperado ou não. 

4 estratégias para automatizar os processos de RH e DP

Mãos à obra! Vamos compartilhar com você quais estratégias podem ser implementadas, na prática, para automatizar os processos manuais do RH.

1- Recrutamento e seleção

Um dos processos mais trabalhosos para o time de RH é o recrutamento e seleção de novos talentos. Muitas vezes esse processo é realizado manualmente, e a triagem de currículos se torna cara e, muitas vezes, improdutiva!

Para tornar as atividades de Recrutamento e Seleção mais estratégicas e eficientes, procure por softwares que permitam o cadastro via formulário e a triagem prévia de currículos e perfis. 

Dessa forma, você evitará caixas de e-mail lotadas e o tempo dedicado à leitura de currículos que não estão adequados à vaga divulgada.

2- Folha de horas, férias e folgas

O controle de ponto, férias e agendamento de folgas de funcionários é uma das atividades manuais mais comuns dentro do RH/DP.

Otimizar as tarefas relacionadas a esses itens não só aumenta muito a produtividade do time, mas também a confiabilidade dos dados, uma vez que a confiabilidade de todas essas informações é fundamental para o resguardo da empresa em termos de legislação trabalhista.

Existem diversos softwares que permitem a inserção, edição e exportação de dados relacionados às horas trabalhadas, horas extras, férias e folgas com muita agilidade. 

3- Pesquisas internas e avaliações de desempenho

As avaliações de desempenho e pesquisas internas como E-NPS e Pesquisa de Clima Organizacional, por exemplo, são ferramentas cruciais para que o RH consiga diagnosticar os principais problemas a serem solucionados na empresa.

Para que as informações coletadas sejam úteis e permitam análise da evolução de cada aspecto ao longo do tempo, torna-se importante manter um certo padrão na elaboração e recorrência na aplicação.

Sendo assim, ferramentas que otimizam a distribuição dessas pesquisas junto aos líderes e colaboradores, bem como as que facilitam a compilação dos dados, representam uma ótima estratégia para a otimização dos esforços no setor de RH.

4- Benefícios corporativos

Com o avanço da competitividade do mercado em relação à atração e retenção de talentos, passa a ser urgente pensar em como oferecer benefícios diversificados, atrativos e que deem ao colaborador a flexibilidade que ele precisa para ter mais liberdade financeira.

Para simplificar e automatizar os processos relacionados ao gerenciamento de benefícios corporativos, desde a contratação de fornecedores até a inclusão dos benefícios escolhidos por cada colaborador no fluxo financeiro, é interessante contar com uma plataforma de benefícios flexíveis.

Além de facilitar o gerenciamento dos processos, contar com esse tipo de software também possibilita que os colaboradores tenham acesso a melhores serviços e melhores condições, já que a plataforma conta com um número maior de usuários e, consequentemente, tem acesso a mais fornecedores de benefícios.

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