Imposto de Renda: tudo o que o RH precisa fazer

O Imposto de Renda é uma das obrigações fiscais mais importantes que empresas e colaboradores devem cumprir anualmente. 

Para pessoa física, a declaração é obrigatória e deve ser entregue à Receita Federal para fornecer dados sobre a renda de cada contribuinte, além de outras informações relevantes para o cálculo do imposto devido ou da restituição a receber.

Neste contexto, o papel do RH na entrega da Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é fundamental, pois o setor, junto ao DP, é responsável por fornecer informações precisas e atualizadas sobre os colaboradores, além de auxiliá-los nas dúvidas que tiverem sobre a declaração de seus rendimentos.

Neste artigo, explicaremos tudo o que o RH precisa saber sobre a DIRF e como pode ajudar os colaboradores a declarar o Imposto de Renda. Boa leitura!

DIRF: o que é?

A DIRF é a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, um documento que deve ser entregue anualmente pelas empresas à Receita Federal. 

Essa declaração informa todos os rendimentos pagos aos colaboradores durante o ano anterior, bem como os valores retidos na fonte, que são:

• Imposto de Renda; 
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL); 
• Programa de Integração Social (PIS); e 
• Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS).

A DIRF é obrigatória para todas as empresas que pagaram ou creditaram rendimentos com retenção do Imposto de Renda na Fonte, mesmo que não tenham sido efetivamente recolhidos ou que tenham sido isentos. Isso acontece porque a responsabilidade de declarar esses dados é da fonte pagadora da renda ou rendimentos.

Qual é o papel do RH na entrega da DIRF?

O RH tem um papel fundamental na entrega da DIRF, pois é o responsável por fornecer informações corretas e atualizadas sobre os colaboradores, tais como:

• Nomes completos e CPFs de todos os colaboradores;
• Valores pagos a título de salários, pró-labore, honorários, gratificações, comissões, férias, e quaisquer outros rendimentos;
• Valor total retido de Imposto de Renda na Fonte, CSLL, PIS e COFINS de cada colaborador;
• Outras informações relevantes, tais como o valor de contribuição previdenciária e o pagamento de pensão alimentícia.

É sempre bom lembrar que a responsabilidade aqui é grande: as informações fornecidas pelo RH devem estar completamente precisas e atualizadas, pois qualquer erro ou omissão pode resultar em multas e penalidades para a empresa.

Prazos e penalidades

A entrega da DIRF é obrigatória e deve ser feita dentro do prazo estipulado pela Receita Federal. A cada ano, o RH deve se atentar às comunicações oficiais da Receita para descobrir o prazo específico. Em 2023, o prazo máximo para entrega da DIRF era 28 de fevereiro.

Caso a empresa não entregue a DIRF dentro do prazo estipulado, ou entregue com erros ou omissões, poderá ser penalizada com multas que variam de R$ 200,00 a 2% ao mês-calendário ou fração sobre o valor total do Imposto de Renda, limitado a 20%.

Como consultar o status da DIRF?

Após a entrega da DIRF, é possível consultar o status da declaração pela internet, no site da Receita Federal. Ao acessá-lo através do CNPJ da empresa, você verá algum dos seguintes status:

• Em Processamento: significa que as informações declaradas ainda estão sendo verificadas pela receita;
• Aceita: a declaração foi analisada e aprovada sem outras considerações;
• Rejeitada: nesse caso, a Receita identificou inconsistências e a empresa precisará fazer a correção dos problemas apontados;
• Retificada: esse status aparece quando a declaração anterior é substituída por uma nova;
• Cancelada: a declaração com esse status não é considerada para efeitos legais.

Dicas importantes para o RH e o DP

Aqui estão algumas dicas importantes que o RH e o DP devem seguir para garantir que a DIRF seja entregue corretamente e dentro do prazo estabelecido pela Receita Federal:

Certifique-se de que todos os dados dos colaboradores estão corretos

Antes de enviar a DIRF, é fundamental garantir que todos os dados dos colaboradores estejam corretos e atualizados. 

Vale incluir, dentro das rotinas anuais de RH, um processo para conferência das informações dos funcionários antes de fazer a DIRF.

Envie o Informe de Rendimentos o quanto antes

O Informe de Rendimentos é o documento que contém todas as informações sobre os rendimentos e as retenções de Imposto de Renda na Fonte, CSLL, PIS e COFINS de cada colaborador. 

É importante enviar esse documento o quanto antes, para que os colaboradores façam suas declarações com antecedência e evitar problemas com a Receita Federal.

Faça o download dos programas com antecedência e teste-os

Antes de enviar a DIRF, é importante fazer o download dos programas disponibilizados pela Receita Federal e testá-los. 

Isso ajuda a entender como tudo funciona, prever possíveis problemas e a corrigi-los antes do prazo de entrega chegar.

Não esqueça de transmitir as informações sobre dependentes e alimentandos

Além das informações sobre os rendimentos e as retenções na fonte, é importante transmitir também as informações sobre dependentes e alimentandos. Essas informações são muito relevantes para o cálculo do Imposto de Renda devido ou da restituição a receber pelos colaboradores.

Como o RH pode ajudar os colaboradores na Declaração do Imposto de Renda?

Além de garantir que a DIRF seja entregue corretamente, o RH também pode ajudar os colaboradores na sua declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física. Aqui estão algumas estratégias que o RH pode implementar para facilitar o processo:

Explicar quem é obrigado a declarar

Muitos colaboradores podem não saber se são ou não obrigados a declarar o Imposto de Renda. Nesse caso, é importante que o RH explique as regras para a obrigatoriedade da declaração, tais como rendimentos tributáveis acima de um determinado valor, ganhos de capital na venda de bens, entre outros.

Dar treinamentos e recomendações

O RH pode oferecer treinamentos e recomendações para os colaboradores que desejam fazer suas declarações de Imposto de Renda. 

Isso pode incluir dicas sobre como preencher corretamente a declaração, quais documentos são necessários, como fazer a restituição, como encontrar um contador de confiança, entre outras.

Disponibilizar informações e orientações

O RH também pode disponibilizar informações e orientações sobre a declaração do Imposto de Renda, tais como cartilhas explicativas, vídeos com tutoriais, entre outros materiais que possam ajudar os colaboradores a fazer suas declarações com mais facilidade, afinal, o assunto é complexo e as regras mudam com frequência.

Conclusão

A DIRF é uma obrigação fiscal importante, que deve ser cumprida pelas empresas e seus colaboradores anualmente. O RH tem um papel fundamental na entrega da DIRF, pois é responsável por fornecer informações precisas e atualizadas sobre os colaboradores e transmiti-las à Receita Federal dentro do prazo estabelecido. 

Além disso, o RH pode (e deve!) ajudar os colaboradores na declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física, oferecendo treinamentos, orientações e outras informações relevantes sobre o assunto.

Por fim, é importante lembrar que o não cumprimento das obrigações fiscais pode acarretar em multas e penalidades para as empresas e seus colaboradores. Portanto, é fundamental que o RH e o DP trabalhem juntos para garantir que todas as obrigações fiscais sejam cumpridas corretamente e dentro dos prazos estabelecidos pela Receita Federal.

Aproveite e conheça agora a plataforma digital de benefícios corporativos da SalaryFits: a nossa tecnologia robusta consolida os processos de todos os fornecedores para que você precise apenas de 15 minutinhos por mês para gerenciar um mundo de benefícios!

‍