5 estratégias efetivas para o RH melhorar a comunicação interna

A comunicação interna é um fator decisivo para o sucesso das organizações. Quando é feita de maneira adequada, ela contribui para a retenção de colaboradores, aumento do nível de produtividade e motivação e fortalecimento da cultura interna. Por outro lado, a falta de estratégias de comunicação interna podem levar a organização a enfrentar sérios problemas.

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A promoção da comunicação interna é papel de todos e, em especial, do setor de RH. A área é responsável por diagnosticar problemas, propor soluções e mediar situações de conflito quando necessário.

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Por isso, é super importante que profissionais de RH conheçam as melhores e mais efetivas estratégias para melhorar a comunicação interna dentro das empresas. Para descobrir quais são elas, basta continuar a leitura!

O que é comunicação interna?

A comunicação é um tipo de estratégia organizacional focada em garantir que o compartilhamento de informações dentro da empresa aconteça da forma mais clara, responsável e alinhada possível. 

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Para que a comunicação empresarial aconteça de forma efetiva, é necessário levar em consideração diversos fatores como: ferramentas disponíveis, hierarquia de compartilhamento de informações, tom de voz da marca empregadora, calendário anual de comunicação, mudanças na empresa, entre outras questões.

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O papel da comunicação interna vai muito além da distribuição de notas e boletins informativos. Esse tipo de ação precisa, nos dias de hoje, estar coordenada com as metas da organização enquanto empresa no mercado e também como marca empregadora, usando as ferramentas disponíveis para contribuir para a transparência, fortalecimento da cultura organizacional e engajamento dos colaboradores.

Por que a comunicação interna é tão importante?

Em primeiro lugar, é importante destacar que as ferramentas de comunicação interna são poderosas no sentido de dar mais clareza a todos os colaboradores, independentemente do cargo ocupado, sobre as prioridades da organização. Com isso, fica muito mais fácil manter todos os funcionários trabalhando com um mesmo objetivo em mente e, assim, facilitar que a empresa alcance as metas propostas.

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Ainda, ter ações de comunicação interna frequentes e estratégicas minimizam os famosos “boatos” destrutivos que podem ter impactos extremamente negativos em relação à produtividade, sensação de segurança e engajamento das equipes.

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Vale ressaltar também que a comunicação interna é uma importante aliada na construção, promoção e manutenção da cultura organizacional das empresas, podendo ser usada para reforçar os valores, propósito e conquistas da organização e, com isso, gerar maior senso de identificação e pertencimento. 

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Comunicação interna é importante, também, como uma forma de promover o diálogo e troca de experiências dentro dos times e também entre áreas diferentes. Isso, por sua vez, garante o alinhamento das atividades, reduz a ocorrência de conflitos desnecessários e possibilita o crescimento contínuo de todos os setores.

Estratégias efetivas para melhorar a comunicação interna

Agora, descubra quais ações são mais efetivas se o seu objetivo é melhorar a comunicação interna na sua organização:

1. Implementação de novas ferramentas

Não importa se a empresa trabalha no modelo presencial, híbrido ou remoto: contar com estruturas e ferramentas de comunicação interna é essencial. Esse tipo de ferramenta precisa ser disponibilizada pela empresa para o colaborador.

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Na hora de escolher as ferramentas que serão usadas, leve em consideração o público interno. Entender quais são as principais necessidades e as características dos colaboradores ajuda muito a fazer a escolha das funcionalidades que são essenciais.

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Alguns exemplos de ferramentas são:

• Intranet: rede corporativa privada que possibilita a integração entre diferentes unidades e departamentos.
• Slack: ferramenta de envio de mensagens que é focada na conexão de pessoas e times no ambiente corporativo.
• E-mail ou newsletter: maneiras de formalizar a comunicação em um canal oficial que já é usado pelos colaboradores no cotidiano.
• Mural de recados: local destinado a lembretes e informações que o RH deseja compartilhar com todas as pessoas que passam pelo ambiente da empresa. É possível adaptá-lo para o contexto virtual.

2. Aumento da clareza e acessibilidade

Apesar de não ser uma ferramenta em si, o compromisso com a clareza e a acessibilidade das informações compartilhadas é essencial para que a comunicação interna atinja seus objetivos. 

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Afinal, não basta enviar uma mensagem. É importante que ela seja entendida por aqueles que a leem, concorda?

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Em muitos casos, essa abordagem se traduz em redução da complexidade da linguagem, a adoção de termos mais fáceis de compreender e o uso de exemplos para facilitar a compreensão. 

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Em um contexto ainda mais evoluído, mas igualmente importante, o RH leva em consideração questões relacionadas ao uso de cores e acessibilidade do conteúdo para PcDs.

3. Fortalecimento da cultura de feedback

Os momentos de feedback são extremamente importantes para a garantia do alinhamento da comunicação entre colaboradores, líderes e RH. 

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Ter um ambiente aberto ao diálogo, que valoriza o feedback e que, claro, disponibiliza instrumentos para que a cultura de feedback se estabeleça, significa promover a própria cultura da comunicação.

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Na prática, a cultura de feedback pode se traduzir na regularidade das pesquisas internas, obrigatoriedade de reuniões do tipo 1on1 entre líderes e liderados, reunião de feedback com o RH no momento de desligamento de colaboradores, etc.

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Essas ações, por sua vez, estimulam o engajamento, a proatividade e o desenvolvimento de carreira de todas as pessoas que compõem o quadro de funcionários. 

4. Endomarketing

Investir em endomarketing é, em outras palavras, investir na comunicação interna focada em envolver os colaboradores na cultura e motivá-los em relação aos objetivos e resultados buscados pelo negócio. 

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Por isso, podemos dizer que o endomarketing é uma das partes importantes da estratégia geral de comunicação interna, e tem como focos a integração e engajamento dos colaboradores.

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Algumas das ações de comunicação interna com foco em endomarketing são as comunicações voltadas para o reforço da cultura organizacional, a divulgação da ampliação de benefícios corporativos, realização de reuniões mais descontraídas e leves, celebração pública de resultados alcançados, etc.

5. Padronização da comunicação

Para essa estratégia, é super interessante trabalhar em conjunto com a equipe de marketing para estabelecer e aperfeiçoar o tom de comunicação usado pelo RH.

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Afinal, como já reforçamos, a intenção da comunicação interna é esclarecer informações e também motivar os colaboradores. Por isso, a forma como a mensagem é transmitida é super importante!

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Pensar sobre a padronização da comunicação significa entender o universo de palavras que fazem parte da cultura da organização, o nível de formalidade necessário, as cores e elementos visuais que servirão de suporte, entre outras questões.

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Aqui, apresentamos algumas das principais maneiras de o RH melhorar a comunicação interna dentro da organização. Na hora de escolher quais serão implementadas, não se esqueça de que o principal intuito de qualquer comunicação é garantir que a mensagem seja entendida pelo interlocutor que, no caso do RH, é o colaborador. Sendo assim, é indispensável levar em consideração as limitações, características e preferências dos funcionários durante a escolha!

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