‍A gestão de tempo é uma das habilidades mais importantes para os profissionais de Recursos Humanos (RH) e uma das soft skills mais requisitadas do momento. Com tantas tarefas e responsabilidades, pode ser difícil equilibrar todas as atividades do dia a dia e conseguir entregar tudo com pontualidade e, acima de tudo, qualidade.

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No entanto, com as técnicas certas, é possível melhorar a produtividade, aumentar a eficiência e ter mais controle sobre o tempo. Neste artigo, serão apresentadas oito técnicas práticas de gestão de tempo para profissionais de RH. Para entender como aplicá-las, continue a leitura!

O que é gestão de tempo no trabalho?

Gestão de tempo no trabalho é o processo de planejar, organizar e priorizar as tarefas e atividades relacionadas ao trabalho de forma eficiente, a fim de maximizar a produtividade e alcançar os objetivos definidos dentro do prazo estabelecido.

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A gestão de tempo no trabalho envolve, então, atividades como: 

• a identificação e a classificação das tarefas por ordem de importância, 
• a alocação adequada de tempo para cada tarefa, 
• a definição de metas e prazos realistas, 
• a delegação de tarefas quando necessário, 
• a eliminação de distrações e a identificação, e 
• o uso de ferramentas e técnicas que ajudam a gerenciar o tempo de forma eficaz.

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Além disso, a gestão de tempo no trabalho também inclui a avaliação e o ajuste regular do plano de trabalho, conforme necessário, para garantir que as prioridades estejam sempre em foco e que o tempo seja utilizado da maneira mais eficiente possível. 

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Fazer esse tipo de gestão pode ajudar em diversos aspectos da vida profissional, tais como reduzir o estresse e a sobrecarga, melhorar a qualidade das entregas e a satisfação no trabalho, aumentar o reconhecimento da empresa em relação à importância do RH, e muito mais.

8 técnicas práticas para melhorar a gestão do tempo e produtividade

Então, diante de tantas vantagens, chegou a hora de entender o que é necessário fazer, na prática, para garantir uma boa gestão do tempo para quem trabalha no setor de Recursos Humanos. Vamos lá?

1. Definir prioridades

A primeira técnica para uma gestão de tempo eficaz é definir prioridades. É importante identificar quais tarefas são mais importantes e quais são menos urgentes. 

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Uma técnica comum para isso é a matriz de Eisenhower, que classifica as tarefas em quatro categorias: importantes e urgentes, importantes mas não urgentes, não importantes mas urgentes e não importantes e não urgentes.  Ao identificar as tarefas mais importantes, é possível se concentrar nas atividades que trazem mais valor para a organização e deixar as menos urgentes para depois.

2. Estabelecer metas claras

O segundo passo é estabelecer metas claras. Isso significa definir objetivos específicos e realistas e estabelecer prazos para atingi-los. É importante que as metas sejam alcançáveis e mensuráveis. Dessa forma, é possível acompanhar o progresso e ajustar o planejamento, se necessário.

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Uma das técnicas mais conhecidas que ajuda na definição de metas é a abordagem SMART. De acordo com o método SMART, as metas precisam cumprir os seguintes requisitos para serem consideradas como tal: eSpecíficas, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporais.

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É sempre importante lembrar que as metas do RH devem estar conectadas com os objetivos gerais do negócio, de forma a garantir que os esforços do RH estarão direcionados para as questões que são mais relevantes para a empresa.

3. Organizar a agenda

A terceira técnica é organizar a agenda. É importante definir horários para as atividades mais importantes e manter um cronograma atualizado. Também é recomendado reservar um tempo para as tarefas rotineiras, como responder e-mails, atender telefonemas e participar de reuniões. 

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Uma agenda bem organizada ajuda a evitar conflitos de horário e garante que todas as tarefas sejam cumpridas dentro do prazo.

4. Aprender a dizer não

O quarto passo é aprender a dizer não. É comum que os profissionais de RH sejam solicitados a fazer tarefas adicionais ou assumir novas responsabilidades, seja dentro do setor ou por demandas de outros departamentos. No entanto, é importante avaliar se essas atividades são realmente necessárias e se é possível conciliar com as tarefas já existentes. 

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Se não for possível, é preciso ter coragem para recusar esses pedidos e priorizar as atividades mais importantes.

5. Automatizar processos

A quinta técnica é automatizar processos sempre que possível. Existem muitas ferramentas de tecnologia disponíveis que podem ajudar a simplificar as tarefas diárias. Por exemplo, é possível utilizar um software de gestão de pessoas para automatizar a gestão de folha de pagamento e benefícios, ou um sistema de recrutamento e seleção para agilizar o processo de contratação, entre outros. 

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Um exemplo é a plataforma de benefícios da SalaryFits. Através dela, o RH consegue conceder aos colaboradores benefícios corporativos flexíveis, focados na saúde financeira dos funcionários, sem nenhum custo ou trabalho adicional para o RH.

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Automatizar essas atividades libera tempo para as tarefas que exigem mais atenção e habilidades específicas.

6. Delegar tarefas

O sexto passo é delegar tarefas sempre que possível. É importante ter uma equipe confiável e bem treinada para ajudar nas atividades diárias. Delegar tarefas a membros da equipe pode ser uma forma eficaz de economizar tempo e garantir que todas as tarefas sejam concluídas dentro do prazo. 

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Além disso, delegar tarefas ajuda a desenvolver as habilidades dos membros da equipe e a construir um ambiente de confiança e colaboração!

7. Praticar o gerenciamento de interrupções

O sétimo passo é praticar o gerenciamento de interrupções. Interrupções são inevitáveis no ambiente de trabalho, mas é possível gerenciá-las para minimizar o impacto no tempo e na produtividade. 

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Uma técnica comum é reservar um horário específico do dia para responder e-mails ou atender telefonemas, por exemplo. Também é importante evitar distrações desnecessárias, como redes sociais e outras distrações na internet, durante o horário de trabalho. Existem aplicativos de celular que podem te ajudar nesse processo!

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8. Fazer pausas estratégicas

Por fim, é importante fazer pausas estratégicas ao longo do dia. Ficar sentado por horas seguidas pode levar à fadiga e à falta de concentração. Por isso, é recomendado fazer pequenas pausas para alongar o corpo, beber água ou simplesmente respirar fundo e se concentrar melhor. 

Conclusão

A gestão de tempo é uma habilidade essencial para os profissionais de RH. Com as técnicas certas, é possível melhorar a produtividade, aumentar a eficiência e ter mais controle sobre o tempo. E, como você deve ter percebido, as oito técnicas apresentadas nesse artigo são práticas e podem ser aplicadas facilmente no dia a dia. 

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Ao definir prioridades, estabelecer metas claras, organizar a agenda, aprender a dizer não, automatizar processos, delegar tarefas, praticar o gerenciamento de interrupções e fazer pausas estratégicas, os profissionais de RH podem otimizar seu tempo e alcançar melhores resultados para a organização.

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