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As evoluções que aconteceram no RH nos últimos anos são resultado da mudança de comportamento geral na sociedade, desenvolvimentos tecnológicos que aconteceram no mercado e, também, criação de novas soluções nos serviços públicos. A Carteira de Trabalho Digital é uma das transformações mais significativas dos últimos anos!
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) serve para documentar todas as experiências profissionais que um colaborador tem ao longo de sua vida e é um comprovante essencial para resguardar a relação entre trabalhador e empresa, além de ser essencial para o acesso a benefícios sociais como, por exemplo, a aposentadoria.
Em 2019, a CTPS passou a ter, além do formato físico, a versão digital. Essa mudança, é claro, impactou - de forma positiva, na maior parte dos casos - diversas atividades do setor de RH.
Então, para ficar por dentro dos principais impactos, as principais informações e dicas para garantir o preenchimento correto de todas as informações na Carteira de Trabalho digital, é só continuar a leitura!
O que é e como surgiu a Carteira de Trabalho Digital?
Como mencionamos anteriormente, a Carteira de Trabalho é o documento oficial usado para descrever todas as experiências profissionais de vínculo empregatício de um colaborador ao longo de sua vida.
Na Carteira de Trabalho são registradas informações pessoais, usadas para fins previdenciários e trabalhistas, mas também os cargos, salários, férias, entre outras.
A versão digital foi implementada pelo Ministério da Economia em 2019, através da Portaria nº 1.065, como forma de simplificar o preenchimento e também o acesso, que pode ser feito pelo computador ou até mesmo pelo celular; além de facilitar processos como a consulta do status do contrato de trabalho, solicitação do seguro-desemprego, etc.
Vale lembrar que tanto o RH quanto o trabalhador conseguem acessar as informações da CTPS digital em ambiente eletrônico, seja através do site ou aplicativo, o qual está disponível para os sistemas operacionais Android e iOS.
O que muda com a CTPS digital?
Antes, para ter uma CTPS física, era necessário ir presencialmente ao órgão público que realiza as emissões. Com a CTPS digital, todo cidadão que possui CPF já tem, automaticamente, uma CTPS na versão eletrônica, bastando apenas fazer sua habilitação quando necessário. Assim que a habilitação é realizada, o acompanhamento pode ser feito através do site ou aplicativo.
Além disso, uma importante transformação foi a centralização dos dados associados ao CPF. Antes, além da identificação pelo CPF, cada Carteira de Trabalho possuía um número associado. Com a CTPS digital, todos os registros e análises podem ser feitas usando apenas o CPF.
Uma outra mudança trazida é a integração ao eSocial. A plataforma eSocial reúne vários sistemas usados pelo governo, simplificando o registro de diversas informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias. Como os sistemas estão todos integrados, não há a necessidade de inserir as mesmas informações em diversos ambientes diferentes.
Com a digitalização da CTPS, também passou a ser adotado o processo de assinatura digital. Sendo assim, tanto a empresa quanto o colaborador podem verificar e assinar os registros na carteira de forma eletrônica, sem a necessidade de assinar documentos físicos.
Benefícios da CTPS digital para o RH
Em primeiro lugar, a CTPS digital contribui para toda a digitalização das atividades executadas pelo RH. Nesse sentido, os processos ficam muito mais transparentes, acessíveis e ágeis.
A CPTS digital também facilitou alguns processos de gestão pelo fato de não possuir uma numeração específica, como era o caso da versão física. Com isso, todas as anotações podem ser feitas usando apenas o CPF do colaborador.
A integração da CTPS digital aos diversos sistemas de órgãos governamentais também minimiza o risco de fraudes e erros de preenchimento, o que é bastante positivo para o RH.
Além disso, a Carteira de Trabalho Digital atua como facilitadora das contratações remotas, já que possibilitam os registros mesmo que a sede da empresa e a residência do colaborador estejam em localidades diferentes.
Por fim, vale reforçar que um problema comumente enfrentado pelo RH com as versões físicas da CTPS era a falta de espaço para registro, perda ou deterioração do documento. Essas questões atrasavam algumas contratações, visto que era necessário solicitar uma segunda via. Todos esses problemas deixaram de existir com a CTPS digital!
Mas a CTPS física ainda vale?
Essa é uma dúvida muito comum. Mesmo com o lançamento e a obrigatoriedade de as empresas usarem os sistemas eletrônicos para registrar vínculos trabalhistas, a CTPS impressa não deixou de ter validade legal.
Ainda hoje, pode ser que em alguns tipos de contratação, como para organismos internacionais ou órgãos públicos, a versão física seja necessária.
É útil orientar aos colaboradores para que mantenham o documento em local seguro e não o joguem fora. A CTPS física ainda serve como documento comprobatório, caso necessário, para as anotações anteriores ao início da CTPS digital.
Como assinar a carteira de trabalho digital?
Para registrar a entrada de um novo colaborador, o RH deve usar a plataforma eSocial para fazer o Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão de Trabalhador. O evento usado para esse momento é o S-2200.
Caso ainda não possua as informações completas necessárias para esse evento, é possível usar o evento S-2190, que corresponde à Admissão Preliminar. Mas, para ser considerada admissão com assinatura na carteira, apenas o evento S-2200 é o correto.
Após o lançamento, em até 48h o colaborador já pode visualizar as informações do novo contrato de trabalho em sua CTPS digital.
Prazos para registros na Carteira de Trabalho Digital
Alguns dos principais prazos definidos para que as anotações sejam feitas na CTPS digital são:
- Novas contratações:
- Até 1 dia antes do início das atividades: número de matrícula do empregado, data de emissão da CTPS, salário e natureza da atividade laboral.
- Se as contratações acontecem até o dia 15: enviar até o dia 15 do mês seguinte a descrição de cargo e função, jornada de trabalho, salário variável, entre outras.
- Alterações contratuais, férias e/ou afastamentos: informar até o dia 15 do mês seguinte.
Seguir os prazos e orientação para o preenchimento das informações que ficam registradas na Carteira de Trabalho Digital é essencial para não ter problemas com os órgãos governamentais e, claro, manter a transparência na relação com os colaboradores.
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