Gestão de tempo no trabalho: 5 dicas para melhorar sua produtividade

A gestão do tempo é uma das principais dificuldades enfrentadas pelos profissionais nos dias de hoje. E não é para menos: com o excesso de informações e distrações, de fato se torna desafiador conseguir concentrar nas atividades para entregá-las da forma mais ágil possível.

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Mas, ser capaz de gerir o tempo no trabalho é muito mais que executar de forma eficiente. Para alcançar essa importante habilidade comportamental, é importante entender sobre priorização, direcionamento de esforços, uso de ferramentas, foco e disciplina. 

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Nesse conteúdo você entenderá exatamente o que significa gestão do tempo, a importância dessa habilidade para ter mais produtividade no trabalho e, ainda, descobrirá 5 formas bastante práticas de desenvolver sua gestão de tempo. Vamos lá?

O que significa gestão do tempo?

A gestão do tempo é um tipo de processo que tem como objetivo principal o melhor aproveitamento do tempo investido na execução de tarefas. Apesar de simples, o conceito envolve diversas questões.

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Para garantir o bom aproveitamento do tempo, a gestão de tempo envolve a definição das atividades a serem executadas, clareza sobre priorizações, planejamento, definição de prazos, redução de desperdícios de tempo e esforços, flexibilização quando mudanças acontecem, etc. 

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Por isso, quando dizemos que uma pessoa consegue gerenciar bem o seu tempo, é como dizer que ela sabe navegar bem em todos esses conceitos e, no fim das contas, consegue fazer o melhor aproveitamento possível do tempo que possui para executar as atividades que precisa fazer.

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Então, ter uma boa gestão do tempo não significa, necessariamente, fazer as coisas mais rápido, e sim fazer o melhor uso do tempo disponível para entregar as tarefas com o melhor nível de qualidade e o menor desperdício possível.

Por que uma boa gestão do tempo ajuda na produtividade?

A produtividade nada mais é que um importante resultado de uma boa gestão do tempo.

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Desenvolver habilidades voltadas para melhorar a gestão do tempo contribui muito para que profissionais consigam fazer escolhas melhores, mais ágeis e que considerem aquilo que realmente é prioritário, sem gastar tanta energia durante a tomada de decisões.

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Isso, por sua vez, leva ao aumento da produtividade no ambiente de trabalho, pois leva à redução do tempo gasto para tomar decisões e com a execução de atividades que não são essenciais ou não trazem tanto valor para o negócio. 

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Além disso, uma premissa essencial da gestão do tempo é justamente a clareza sobre as atividades que precisam ser executadas e o nível de importância de cada uma delas. Com essa organização em mente, a execução se torna muito mais fácil e, inclusive, mais interessante, dado que você entende exatamente o porquê de realizar aquela atividade.

5 dicas para gerir o tempo de forma mais eficiente no trabalho 

Então, como você pode mudar o nível da sua gestão de tempo para garantir que será cada vez mais produtivo e eficiente no trabalho? Confira nossas dicas:

1. Dificulte o acesso a distrações

Um dos principais empecilhos para uma boa gestão do tempo no trabalho é a existência das distrações, que estão presentes em qualquer modelo de trabalho: seja presencial, híbrido ou remoto.

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As distrações podem ser o celular, os sites de notícia, vídeos no Youtube, pets, comidas e até mesmo os colegas de trabalho. 

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Se o seu objetivo é gerir melhor o tempo e ser mais produtivo, pode ser interessante investir em estratégias como deixar o celular longe ou no modo avião enquanto estiver executando uma atividade, usar dispositivos de bloqueio temporário de alguns sites, mudar de cômodo ou sala na empresa para conseguir focar melhor, etc.

2. Faça pausas estratégicas

Ao contrário do que muita gente pensa, produtividade não significa ser produtivo o tempo todo. Na realidade, nenhum ser humano consegue ser produtivo por 100% do tempo. Afinal, não somos máquinas!

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Para conseguir gerir bem o tempo e ser produtivo de uma forma sustentável no longo prazo, é fundamental investir em pausas estratégicas. Essas pausas podem acontecer entre atividades, entre reuniões e podem influenciar, inclusive, a escolha dos seus períodos de férias.

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Faça-as sempre que necessário e, em especial, quando for mudar de tipo de atividade, como uma forma de liberar espaço mental entre uma tarefa e outra.

3. Planeje antes de executar

Essa dica é essencial e serve para a vida pessoal e profissional. Para gerir melhor o próprio tempo, é essencial fazer um planejamento prévio.

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Esse planejamento inclui, principalmente, duas etapas:

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1- Levantamento das atividades que precisam ser executadas

2- Priorização e ordem de execução

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Esse planejamento pode ser feito em diferentes escalas: mensal, semanal ou até mesmo diária. Com isso, você sempre terá clareza do que precisa ser feito, quais são os prazos e a ordem a ser seguida na execução. 

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Esse processo te poupará da angústia de ter que pensar, toda vez, o que será feito em seguida, além de garantir que você tem clareza sobre quais são as tarefas mais importantes.

4. Use aplicativos para organização das atividades

Usar a tecnologia a favor da sua produtividade e gestão do tempo é sempre uma boa ideia! Atualmente, existem aplicativos para celular e também para web que ajudam muito nesse processo. Alguns exemplos são:

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• Focus To-Do: seguindo o método de gerenciamento de produtividade Pomodoro, o aplicativo permite a configuração de um timer e outras funcionalidades como, por exemplo, o trabalho em tela cheia para evitar distrações.
• Todoist: aplicativo disponível para web, iOS e Android que permite a criação de listas de tarefas. Possui funcionalidades como adição de etiquetas e criação de automações para tarefas recorrentes. 
• Google Keep: ferramenta simples do Google para listagem de tarefas. É bastante intuitiva e permite a separação de grupos de tarefas. Funciona como um grande mural de post-its online!

5. Defina prazos realistas e cumpra-os

A boa gestão do tempo está diretamente relacionada ao estabelecimento de prazos para a execução das atividades previstas. Os prazos podem ser definidos com base no compromisso assumido com alguma outra pessoa, no nível de urgência e/ou importância de uma atividade ou outras razões.

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O mais importante é que o prazo seja realista, ou seja, condizente com o tempo necessário para a execução da atividade considerando sua complexidade e, é claro, a existência de outras atividades na lista de afazeres. 

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Ao investir em estratégias para melhorar a sua gestão de tempo como profissional, você estará investindo esforços em garantir melhorias não apenas na sua produtividade e performance, mas também na sua qualidade de vida. Por isso, esperamos que o conteúdo tenha sido útil para que você saiba como elevar o nível da sua gestão do tempo a partir de agora!

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