Na sua rotina, você provavelmente já lidou com funcionários que precisam se ausentar para alguma obrigação externa, como consultas médicas ou audiências. Nesses casos, a declaração de comparecimento pode ser essencial para comprovar a presença do colaborador fora do ambiente de trabalho.

Com o documento, inclusive, fica mais fácil organizar o seu RH e garantir que ninguém sofra alguma penalização que não deve. Vamos conferir, então, alguns bons motivos para esse documento fazer parte da sua empresa?

Além de explorar a importância de uma declaração de não comparecimento ao trabalho, vamos apresentar alguns modelos que você pode usar de inspiração!

O que é uma declaração de não comparecimento?

A declaração de comparecimento é emitida por uma instituição ou profissional que comprova a presença de uma pessoa em determinado compromisso e na data e horário determinados.

Às vezes, as pessoas também a chamam de “declaração de não comparecimento”, afinal, representa uma falta temporária no trabalho. Entretanto, o nome correto para esse documento é “declaração de comparecimento”, já que confirma que o colaborador compareceu em outro local.

E por que isso pode ser tão relevante para o RH e para os seus funcionários? Simples: a apresentação desse documento permite rastrear e gerenciar ausências, para que elas sejam justificadas, e é também uma forma de prever possíveis faltas futuras, o que também possibilita o planejamento para minimizar os impactos.

Mais do que uma forma de controle, o documento tem tudo para deixar o ambiente corporativo mais organizado, justo e transparente.

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O que diz a lei sobre declaração de comparecimento?

Ainda que não exista nada específico sobre o uso da declaração, na legislação trabalhista, a CLT, há uma série de situações que justificam a ausência temporária de um colaborador.

Elas estão reunidas no artigo 473 da CLT, conheça alguns exemplos:

• Falecimento de parentes;
• Celebração do casamento;
• Nascimento de filhos;
• Doação voluntária de sangue (sob condições específicas).

Entre outras situações que o seu RH deve acompanhar de perto para garantir alinhamento com a lei no caso de alguma ausência. Além disso, casos de saúde se enquadram na lista acima, mas eles devem ser comprovados com outro documento: o atestado médico.

Qual é a diferença entre atestado e declaração?

O atestado médico é emitido por profissionais formados em medicina ou odontologia e comprova que o funcionário está incapacitado para trabalhar durante um período. A declaração de comparecimento não tem previsão nas leis de trabalho, mas é bastante útil em situações como uma visita ao médico ou ao dentista (como paciente ou acompanhante). 

No atestado devem constar o nome completo do funcionário, o período de afastamento e a assinatura junto do carimbo do profissional responsável.

Com ele, é possível justificar as faltas e garantir o abono dessas ausências.

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Ou seja: se não houver a necessidade de afastamento prolongado, a declaração serve como justificativa para a ausência parcial durante o expediente.

Como essa dúvida é super comum, a gente preparou um artigo com perguntas e respostas sobre o atestado médico e a declaração de comparecimento para resolvê-las de uma só vez!

O que deve constar na declaração de comparecimento?

Independentemente do motivo (saúde, consulta legal, ida ao vestibular, doação de sangue, etc.) da ausência, a declaração deve ter alguns elementos em comum que ajudem a identificar o profissional, o local onde esteve e o intervalo de tempo. Algo assim:

• Nome completo da pessoa;
• Local onde esteve;
• Data e hora de comparecimento;
• Assinatura, carimbo ou outra forma de identificação do emissor da declaração.

3 modelos de declaração de comparecimento

Como existem muitas instituições que emitem a declaração e outras podem exigir dos seus colaboradores, vale a pena conhecer alguns modelos prontos.

Assim, fica mais fácil desenvolver os seus próprios modelos, avaliar a validade dos oferecidos pelos estabelecimentos que você for e, também, organizar as informações necessárias para que o documento seja aceito pelo RH.

Dê uma conferida nas opções que separamos para você se inspirar:

1. Declaração padrão para diferentes utilizações

Declaro, para os devidos fins, que (nome completo do funcionário) compareceu a(o) (local) na data de xx, às xx horas, para tratar de assuntos referentes à/ao xxx.

Nome, registro e carimbo ou outra forma de identificação do emissor.

2. Declaração de comparecimento ao vestibular

A (instituição), inscrita no CNPJ sob o nº xxx, declara para os devidos fins que (nome do profissional), inscrito(a) no CPF sob o nº xxx, compareceu e submeteu-se às provas do vestibular realizado nos dias xxx e xxx, das xxx às xxx.

Preenchimento da cidade, o estado, bem como data completa (dia, mês e ano).

Nome, cargo e instituição que emitiu a declaração.

3. Declaração de comparecimento a audiências jurídicas

(Nome do órgão emissor)

Declaro para os devidos fins que o(a) Sr(a). (nome), inscrito no CPF sob o nº xxx e no RG nº xxx, compareceu à audiência realizada nos autos do processo nº xxx, na condição de (parte ou testemunha), a qual estava designada para esta data, tendo início às xxx e encerramento às xxx.

(localidade), data completa (dia, mês e ano).

Nome e assinatura de quem emitiu a declaração.

Conclusão

A declaração de comparecimento é um documento que ajuda a comprovar a presença do funcionário em compromissos externos, como consultas médicas ou audiências, durante seu horário de trabalho. 

Ela tem um papel importante para o departamento de RH, pois auxilia na gestão e controle de ausências, garantindo que não haja penalizações indevidas aos funcionários.

Mas também vimos que esse documento serve como uma justificativa para a ausência parcial de um funcionário durante o expediente, sendo especialmente útil quando o funcionário pode retornar ao trabalho no mesmo dia após um compromisso. 

E, embora a declaração não esteja prevista especificamente na legislação trabalhista, ela contribui para um ambiente de trabalho mais organizado, transparente e justo.

Até por isso, apresentamos 3 modelos para você se inspirar, já que a declaração em si pode variar conforme o tipo de compromisso ou evento em que o funcionário participou.

E aí, tiramos as suas dúvidas sobre o assunto? Então, aproveite para navegar na seção de RH do nosso blog para encontrar outros artigos que podem te ajudar a conhecer tudo sobre essa área tão específica!

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