Comunicação interna Sem Firulas: como fazer na prática!

Vamos pensar na sua empresa como um organismo. Cada setor é como um órgão, e a comunicação interna é o sistema que conecta todos eles, garantindo que a informação flua de maneira simples e sem obstáculos. 

Eliminar os gargalos e fazer com que todos os setores conversem de forma eficiente, sem burocracias e independente das hierarquias, parece complicado? Mas não precisa ser!

Com um bom planejamento, é possível implementar uma comunicação clara e objetiva, gerando mudanças reais no dia a dia. Quer saber como alcançar esse tipo de resultado? Vamos mostrar, passo a passo, como fortalecer a comunicação interna da sua empresa.

O que significa comunicação interna? 

Comunicação interna é muito mais do que apenas compartilhar anúncios na empresa. É um processo contínuo e estratégico, que visa garantir que todos os colaboradores estejam na mesma página em relação às metas, desafios e a cultura organizacional.

A comunicação interna ajuda a criar um ambiente em que todos entendem para onde a empresa está indo, qual é o papel de cada um nesse caminho e o mais importante: qual a cultura que sustenta tudo isso.

Mas se engana quem pensa que é preciso comunicar tudo. Não à toa, o termo “infotoxicação”, que se refere ao excesso de informações, chegou ao universo corporativo.

Como em outros contextos, o excesso é prejudicial. Por isso, um planejamento cuidadoso, integrado, que envolva todos os responsáveis pela comunicação — RH, marketing, líderes etc. — é fundamental para garantir a efetividade.

Além disso, para que a comunicação organizacional aconteça da melhor forma, é necessário levar em consideração fatores como: 

• ferramentas disponíveis;
• hierarquia de compartilhamento de informações;
• tom de voz da marca empregadora;
• calendário anual de comunicação;
• mudanças na empresa; entre outras questões.

Quais são os tipos de comunicação interna?

Os tipos mais comuns de comunicação interna são: descendente, ascendente e horizontal.

A comunicação descendente consiste em gestores falando com seus liderados. É a forma mais comum. 

Aqui, estratégias de melhorias podem ser o reforço dos ritos de feedback e de disponibilização de ferramentas de gamificação para que essa comunicação seja mais descomplicada.

Se essa é a descendente, a ascendente, você já imagina, não é? É dos liderados para os líderes. 

Deve deixar de ser um tabu para se tornar uma rotina, com profissionais tendo liberdade para discutir, sugerir ideias e apresentar seus pontos de vista. 

Por fim, a comunicação horizontal é a que flui entre as pessoas do mesmo nível hierárquico. Ou seja, entre colegas, como na colaboração interdepartamental ou departamental.

Como é feita a comunicação em uma empresa?

A comunicação geralmente é feita a partir de alguns pilares muito claros. E, claro, o RH é um dos principais responsáveis. Um estudo da Aberje destacou que 36% da comunicação interna é impulsionada pelo setor de comunicação, ao passo que 32% é impulsionada pelo RH. 

Segundo a mesma pesquisa, os canais mais efetivos são os internos formais, como intranet, aplicativo, WhatsApp corporativo, post na rede social corporativa etc. Eles correspondem a 76% no ranking da efetividade na comunicação.

Os gestores ficaram com 75%, a alta liderança ficou com 65%, ao passo que os próprios colegas ficaram com 56%.

O estudo percebeu também que, em casos de empresas de até 5 mil colaboradores, os canais internos formais são os mais efetivos. 

Já no caso de empresas com mais de 5 mil funcionários, os gestores (com reuniões, face a face e canais) são os agentes mais influentes.

Ferramentas e canais de comunicação interna

Alguns exemplos de ferramentas são:

• Intranet: rede corporativa privada que possibilita a integração entre diferentes unidades e departamentos;
• Teams ou Google Meet: ferramentas de envio de mensagens e realização de reuniões, focadas na conexão de pessoas e times no ambiente corporativo, especialmente úteis em times que operam no modelo remoto ou híbrido;
• e-mail ou newsletter: maneiras de formalizar a comunicação em um canal oficial, que já é usado pelos colaboradores no cotidiano;
• mural de recados: local destinado a lembretes e informações que o RH deseja compartilhar com todas as pessoas que passam pelo ambiente da empresa. É possível adaptá-lo para o contexto virtual.

Comunicação transparente e feedback contínuo

O feedback é importantíssimo para destravar a comunicação. Imagina só um time em que todos têm liberdade para oferecer retornos sobre o trabalho de todos, em uma comunicação que flui em todas as direções. Que incrível, não é?

Se há um hábito e uma cultura de feedbacks, há também perspectivas de melhorias constantes e de crescimento.

Ter um ambiente aberto ao diálogo, que valoriza o feedback e que, claro, disponibiliza instrumentos para que a cultura de feedback se estabeleça, significa promover a própria cultura da comunicação.

Na prática, a cultura de feedback pode se traduzir na regularidade das pesquisas internas, obrigatoriedade de reuniões do tipo 1on1 entre líderes e liderados, reunião de feedback com o RH no momento de desligamento de colaboradores etc.

Essas ações estimulam o engajamento, a proatividade e o desenvolvimento de carreira de todas as pessoas que compõem o quadro de funcionários. 

Nesse sentido, uma tendência muito útil, que vale a pena conhecer, é o de open door policy (ou política das portas abertas). 

Basicamente, é uma política que facilita para que um colaborador converse e discuta ideias com pessoas que ocupam posições mais altas na hierarquia organizacional. Ou seja, é deixar as portas abertas para a comunicação. 

A IBM já faz isso há anos. A HP também. Assim, elas reforçam a importância desse diálogo dos líderes com liderados e vice-versa. 

Já pensou em trabalhar com influenciadores internos?

Os influenciadores internos atuam como vetores de comunicação dentro da empresa, ou seja, são membros das equipes que trabalham mais ativamente para reforçar os pilares da comunicação. 

Esta reportagem da Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje) explora essa questão e seus benefícios.

Nela, vemos que uma pesquisa do Eldeman, chamada Trust Barometer, apurou que 80% das pessoas confiam mais em pessoas parecidas com elas do que em cientistas quando o assunto é inovação.

A ideia de investir em influenciadores internos baseia-se nesse conceito, contribuindo para a superação de barreiras de comunicação e gerando uma aproximação maior entre os colaboradores. 

Neste artigo, discutimos a importância de ter uma gestão de comunicação interna adequada para o sucesso de sua organização. Ao seguir nossas dicas e estratégias, você verá resultados consistentes no engajamento dos colaboradores, na produtividade e na saúde organizacional.

Agora, se você quer aprofundar ainda mais os seus conhecimentos ao entender como formar times de alto desempenho, nós temos um guia completinho já pronto para ajudar. Confira e saiba como agir na prática para criar times de alta performance!