Departamento pessoal: rotinas que todo profissional precisa saber

O departamento pessoal, o famoso DP, é um setor indispensável para o sucesso de qualquer organização, independentemente do tamanho ou do nicho de atuação. E isso fica muito claro quando analisamos melhor as rotinas que o setor precisa desempenhar.

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A área é responsável por realizar os processos burocráticos que envolvem as relações trabalhistas, incluindo o cálculo da folha de pagamento, admissão e desligamento de colaboradores.

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O objetivo é garantir que os trâmites sejam feitos dentro do que manda a lei e garantir um bom relacionamento entre empregador e empregado. A seguir, confira um resumo das principais rotinas de um profissional do departamento pessoal e o que é possível fazer para otimizar esses processos!

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Quais são as principais atividades do Departamento Pessoal?

O Departamento Pessoal, por lidar com muitas atividades burocráticas, muitas vezes tem uma rotina bastante definida e que se repete ao longo dos meses. 

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Variações podem acontecer, é claro, mas em geral as principais atividades do DP são:

Admissão de pessoas

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Após o processo de recrutamento e seleção de funcionários, chega o momento de oficializar a contratação do colaborador — e essa é uma tarefa do departamento pessoal.

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O processo é extremamente burocrático e envolve diversas etapas, mas varia conforme o cargo que será ocupado e o tipo de atividade que a empresa realiza. De modo geral, a admissão envolve as seguintes etapas:

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• solicitação, recebimento e checagem dos documentos trabalhistas;
• agendamento de exame admissional;
• registro do profissional junto aos órgãos trabalhistas;
• assinatura da carteira de trabalho.

Processo de desligamento

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O processo burocrático de desligamento do colaborador do quadro de funcionários também é feito pelo profissional de DP. Para isso, o setor  deve reunir toda a documentação necessária para dar baixa no contrato conforme manda a lei, além de redigir  o termo de rescisão e também realizar o cálculo dos valores a ser pago ao antigo colaborador.

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Esse pode ser um momento delicado para o profissional e é importante que o setor esteja preparado para fazer uma demissão humanizada. Ou seja: demonstrar empatia e passar as orientações da melhor forma possível para que a pessoa não se sinta desamparada, desrespeitada e/ou desvalorizada.

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Lembre-se de que, para ter uma boa imagem no mercado, é importante que a empresa se posicione de forma coerente e cuidadosa em todos os pontos de contato com os colaboradores, desde o recrutamento até um possível desligamento.

Acompanhamento da frequência

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Você sabia que a legislação brasileira obriga empresas com mais de 20 funcionários a adotar algum tipo de controle de frequência? 

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O departamento pessoal é o setor responsável por fazer a gestão do sistema de controle de ponto e analisar se existem dados que merecem atenção.

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Atrasos frequentes, muitas faltas injustificadas ou um grande volume de horas extras, são exemplos de situações que podem indicar problemas mais graves e que precisam ser investigados.

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Atualmente, existem diversos sistemas de controle de ponto online. A adoção de um sistema mais analógico ou mais moderno dependerá do contexto da empresa, disponibilidade de orçamento, entre outros fatores. 

Gestão de férias e licenças

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O descanso da equipe  é um assunto muito sério e que deve ser tratado como tal. 

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Nesse contexto, faz parte da rotina do DP:

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• fazer o controle de férias dos colaboradores dentro do prazo estabelecido por lei;
• agendar as datas de forma estratégica para a empresa e para os funcionários;
• fazer os cálculos dos valores e inseri-los na folha de pagamento;
• tirar possíveis dúvidas sobre o tema.

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O setor também é responsável por lidar com atestados médicos, licenças por conta de acidentes de trabalho, licença-maternidade e outros tipos de afastamentos. 

Cálculo da folha de pagamentos

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Essa é a tarefa mais popular do departamento pessoal. Todos os meses o setor precisa analisar as horas trabalhadas, bem como possíveis descontos ou proventos, para preencher a folha de pagamento e encaminhá-la ao departamento financeiro.

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Férias, 13º, pensão alimentícia, FGTS, INSS, são alguns dos pontos que precisam ser observados durante o cálculo.

Acompanhamento da legislação trabalhista

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Uma das principais responsabilidades do DP é garantir que a empresa fique em dia com as entidades governamentais. Além de enviar os registros dos profissionais aos órgãos que solicitam esses dados, o setor precisa acompanhar com atenção as atualizações na legislação.

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Se a empresa pretende adotar o regime home office, por exemplo, o DP deve estudar a regulamentação desse formato de trabalho e adaptar suas rotinas para atender essa nova demanda.

Gestão de benefícios

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Além da remuneração, o DP realiza a gestão dos benefícios corporativos oferecidos pela empresa, sejam eles obrigatórios ou não. 

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Hoje em dia, ter um pacote de benefícios competitivo e alinhado às necessidades dos funcionários é essencial para conseguir atrair e reter talentos, bem como manter o bem-estar físico, mental e financeiro dos colaboradores.

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Sendo assim, o objetivo é que os benefícios colaborem para a melhora da qualidade de vida dos funcionários. Para isso, o setor precisa garantir que todos os colaboradores vão conseguir ter acesso a eles sem problemas.

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Além disso, o DP, junto à equipe de RH, é responsável por possíveis ampliações na cartela de benefícios. Esse tipo de ação, apesar de não fazer parte das atividades de rotina, tem muito valor para o negócio e para os colaboradores. 

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Entenda mais sobre a ampliação de benefícios aqui.

Como otimizar as rotinas do departamento pessoal?

O dia a dia do setor de DP é repleto de muitas atividades que exigem um alto nível de atenção, organização, responsabilidade e agilidade. Não é fácil e é necessário trabalhar com inteligência para dar conta de tudo e reduzir as chances de erros.

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Nesse sentido, a tecnologia é uma aliada fundamental para o departamento. Existem vários softwares especializados na rotina do departamento pessoal e que facilitam ou automatizam algumas tarefas do setor de DP. 

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Por exemplo, para conseguir oferecer benefícios flexíveis e fazer a gestão de forma simplificada, é interessante contar com uma  plataforma de benefícios, como a SalaryFits. 

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Com ela você pode gerenciar todos os benefícios em um só lugar, sem precisar alimentar planilhas gigantescas no Excel, tudo isso já integrado à folha de pagamento.

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A plataforma também apresenta novas oportunidades, e incentiva o engajamento dos funcionários com a disponibilização de conteúdos de educação financeira e benefícios. E sabe quanto custa ter acesso a todas essas vantagens? Nada! A plataforma não tem nenhum custo adicional.

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Quer mais detalhes sobre como a SalaryFits pode facilitar as rotinas do seu RH/DP? Entre em contato com um de nossos consultores!

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