Compliance no RH: 6 técnicas para colocar em prática!

Em uma empresa e, em especial no setor de RH, é incontestável a importância de seguir as leis e regulamentações aplicáveis às atividades do setor. Isso é possível através do compliance!

O cumprimento de normas é o que pode evitar multas, sanções e problemas com a justiça, os quais podem prejudicar a reputação, o clima organizacional e a perenidade dos negócios. 

Nesse contexto, entender a fundo sobre como o compliance pode deixar a organização em uma posição mais segura no mercado. 

Quer entender tudo sobre o assunto? É só continuar a leitura!

Qual é o conceito de compliance?

O termo compliance se refere à conformidade com as leis, regulamentações e padrões éticos. Eles se aplicam à organização de maneira integral, que deve adequar toda sua estrutura interna para isso.

Na prática, compliance envolve: 

• Estabelecer políticas e procedimentos que garantam o cumprimento dessas normas; 
• Monitorar e auditar regularmente as práticas organizacionais, entre outras ações que veremos nesse conteúdo.

Por último, vale lembrar, inclusive, que esse conceito é amplo e envolve áreas mais específicas, como financeiro, meio ambiente e segurança, privacidade de dados, direito trabalhista, entre outros.

Qual é o papel do compliance?

Como vimos, o papel principal do compliance é assegurar que todas as atividades de uma empresa estejam dentro da legislação, tanto interna, como externa, bem como dos padrões éticos estabelecidos por normas e boas práticas de mercado.

Apesar de parecer um processo complexo, o compliance oferece diversos benefícios para as empresas que o adotam:

1. Redução de riscos legais;
2. Ambiente corporativo saudável;
3. Fortalecimento da imagem e reputação no mercado de trabalho;
4. Melhoria do clima organizacional;
5. Evolução das melhores práticas de governança corporativa.

Confira abaixo tudo sobre cada um deles:

Redução de riscos legais

O compliance atua como uma salvaguarda contra possíveis infrações legais, ajudando a evitar multas, penalidades e litígios judiciais que podem surgir devido ao não cumprimento das leis. 

Além de proteger os recursos financeiros e a reputação da organização, é uma iniciativa indispensável para garantir a sensação de segurança dos colaboradores e a satisfação deles em relação à empresa.

Ambiente corporativo saudável

Ele também consegue trazer mais garantias de que os funcionários trabalharão em condições mais adequadas. 

Isso quer dizer que há diminuição do risco de acidentes e doenças ocupacionais, além de, ativamente, promover o bem-estar dos colaboradores.

Fortalecimento da imagem e reputação no mercado de trabalho

Ao promover uma cultura de conformidade e integridade, o compliance ajuda a estabelecer valores éticos e comportamentos adequados em todos os níveis da organização. 

É exatamente isso que torna sua reputação mais confiável no mercado, fortalecendo seu relacionamento com clientes, parceiros e stakeholders.

Uma prova clara disso é, por exemplo, o selo GPTW (Great Place to Work), que é uma certificação dada para empresas que se destacam por ter bons ambientes de trabalho.

Assim, quando o RH demonstra preocupação com o bem-estar e o respeito aos direitos dos funcionários, automaticamente aumenta seu engajamento e satisfação, o que acaba por resultar em maior retenção de talentos.

Com isso, também chegam novos talentos e investidores, que valorizam organizações éticas e socialmente responsáveis.

Melhoria do clima organizacional

É fato: o cumprimento das leis cria um ambiente mais justo e alinhado às boas práticas do mercado. 

Isso, por sua vez, promove uma cultura organizacional positiva, com colaboradores mais confiantes e motivados, o que impacta diretamente a produtividade e a qualidade do trabalho.

Evolução das melhores práticas de governança corporativa

Como vimos, ter compliance exige que as empresas estejam atualizadas em relação às leis, além das boas práticas do mercado, para que se mantenham competitivas. 

Com isso, os colaboradores passam a perceber o compromisso e transparência da empresa e, claro, do RH com a melhoria contínua dos processos e políticas. 

É aí que vem o pulo do gato! Essa transparência demanda mecanismos efetivos para monitorar e relatar atividades irregulares. 

É isso que mantém a confiança dos investidores, acionistas e outras partes interessadas na gestão e na governança corporativa da organização, contribuindo para suas ações em ESG.

Saiba mais baixando gratuitamente o e-book: Guia ESG: o que é e por que o RH precisa executar

Quais são as 3 fases do compliance?

As três fases do compliance são: prevenir, detectar e corrigir.

Veja abaixo em detalhes:

O que é compliance no RH?

No contexto de RH, compliance refere-se ao conjunto de práticas adotadas para garantir que as atividades relacionadas aos colaboradores estejam seguindo as leis e políticas internas e externas. 

Ou seja, serve para assegurar que as políticas de contratação, gestão de talentos, remuneração, benefícios, saúde e segurança no trabalho estejam alinhadas com todas as normativas aplicáveis.

Existem três tipos principais:

1. Estatutário: cumprimento das leis trabalhistas e regulamentos governamentais em um determinado país ou região. Na prática, inclui questões como salário mínimo, jornada de trabalho, férias, licenças, entre outros;
2. Regulatório: segue as leis específicas do setor em que a empresa opera. Por exemplo, indústrias regulamentadas, como bancos, saúde e seguros, têm requisitos adicionais que devem ser seguidos;
3. Contratual: cumpre cláusulas contratuais estabelecidas entre a empresa e seus colaboradores, fornecedores, clientes e outras partes interessadas, incluindo o respeito a todos os termos e condições dos contratos.

Principais desafios de compliance no RH

Por mais que pareça que é “só seguir as leis”, na verdade, ter compliance pode ser desafiador, principalmente no contexto do RH, porque envolve, por exemplo:

• Proteger os dados confidenciais dos colaboradores contra violações de segurança cibernética e ataques de hackers;
• Seguir a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), para proteger a privacidade das informações pessoais dos funcionários;
• Cumprir as normas de saúde e segurança no trabalho para manter um espaço seguro e saudável para os colaboradores;
• Adaptar as políticas e procedimentos de RH para o trabalho remoto, garantindo que as pessoas tenham os mesmos direitos e benefícios que teriam no escritório;
• Garantir a equidade salarial, combater a discriminação e seguir cumprindo com outros direitos dos colaboradores, como licença-maternidade, licença-paternidade e licença por doença.

Quais leis e normas impactam o compliance no RH?

O compliance no RH é influenciado por normas que servem para regular as relações trabalhistas e proteger os direitos dos colaboradores. 

Algumas das principais incluem:

• Consolidação das Leis do Trabalho (CLT): é a principal legislação do Brasil e estabelece os direitos e deveres dos empregados e empregadores. Contém as regras para contratação, demissão, jornada de trabalho, férias, entre outros aspectos;
• Reforma trabalhista: a Lei nº 13.467/17 trouxe diversas alterações na CLT para modernizar as relações de trabalho, flexibilizar algumas regras e incentivar a negociação coletiva entre empregados e empregadores;
• Lei da terceirização de serviços nº 13.429/17: contém as regras para a contratação de trabalhadores terceirizados e define a responsabilidade das empresas contratantes sobre os direitos trabalhistas deles;
• Lei anticorrupção nº 12.846/13: responsabiliza pessoas jurídicas por atos ilegais, prevendo sanções administrativas e civis para as que praticarem atos lesivos contra a administração pública, nacional ou estrangeira;
• Lei de prevenção à lavagem de dinheiro nº 9.613/98: cita as medidas para combater a lavagem de dinheiro e o financiamento do terrorismo, impondo obrigações às empresas sobre a identificação e comunicação de operações suspeitas.

Como ter compliance nas principais atividades do RH

Agora que você entendeu tudo sobre o compliance no RH, é importante entender como suas práticas de conformidade se integram nas subáreas desse setor, como gestão de talentos, de benefícios, de pessoas,  recrutamento, entre outras.

Confira abaixo como implementar compliance em cada uma delas:

Gestão de talentos

Gerenciar talentos é complexo por natureza, mas ter compliance nessa área pode facilitar essa administração. 

Veja as principais ações para aplicar:

• Implementar políticas de recrutamento e seleção que estejam alinhadas com as leis trabalhistas e regulamentos anti-discriminação;
• Garantir a igualdade de oportunidades e promover a diversidade e inclusão em todos os processos de contratação;
• Estabelecer programas de desenvolvimento de pessoas que cumpram com as normas de saúde e segurança no trabalho.

Recrutamento

A parte de recrutamento de pessoal pode ser decisiva para direcionar suas políticas de compliance. Por isso, considere as seguintes práticas:

• Assegurar que as ações respeitem os direitos dos candidatos, como a privacidade de dados pessoais e a transparência na seleção;
• Fazer verificações de antecedentes e referências de forma ética e legalmente compatível;
• Evitar práticas discriminatórias e garantir a igualdade de oportunidades para todos os candidatos.

Temos um e-book que irá te ajudar nisso: Guia Completo: Os testes mais utilizados pelo RH no Recrutamento e Seleção

Gestão de benefícios corporativos

Essa subárea inclui todas as ações executadas para administrar os benefícios concedidos, que são opções adicionais de remuneração aos funcionários, além do salário direto e auxiliam na saúde e educação financeira dos colaboradores.

Para alinhar o compliance nessa área, considere:

• Gerenciar os benefícios de acordo com as normas legais trabalhistas e políticas da empresa;
• Garantir a equidade na distribuição, evitando qualquer forma de favoritismo ou discriminação;
• Manter dados atualizados de todos os benefícios oferecidos, como planos de saúde, seguro de vida, planos de previdência, entre outros;
• Priorizar o gerenciamento via plataforma multibenefícios, como a da SalaryFits, que automatiza as informações, têm custo zero para o RH e é certificada pela ISO 27001, que garante a segurança da informação.

Entenda por que o portal de benefícios da SalaryFits é sua melhor opção.

Administração de pessoal

A gestão de pessoas dentro de uma organização pode envolver a administração das informações de centenas e até milhares de colaboradores.

Ter compliance nessas atividades é essencial, veja como: 

• Cumprir rigorosamente as leis em relação à remuneração, jornada de trabalho, férias, licenças e outras que regulam o emprego;
• Manter registros de todos os colaboradores, incluindo informações pessoais, contratuais, marcação de ponto e também de desempenho, priorizando o uso de softwares de RH para isso;
• Garantir que as políticas de RH sejam comunicadas de forma acessível a todos os colaboradores.

Desenvolvimento organizacional

Uma parte indispensável para que a organização avance conjuntamente é investir em uma cultura de aprendizado profissional. Nessa parte, o RH atua de forma ativa e também consegue fazer isso aplicando compliance quando:

• Oferece treinamentos sobre questões de ética empresarial e conduta profissional;
• Promove uma cultura organizacional baseada em valores e integridade, onde a conformidade é incentivada;
• Cria canais de comunicação interna seguros para denúncias de violações de compliance e outras irregularidades.

Baixe gratuitamente nosso e-book sobre o tema: As melhores estratégias de RH para o aprendizado contínuo dos colaboradores.

Como se aplica o compliance?

A participação do RH na criação de um programa de compliance é essencial, afinal, é um dos setores mais preparados para lidar com informações relacionadas a esse tema.

Para isso, veja 6 técnicas para colocar em prática:

1. Tenha conhecimento da legislação

Parece básico, mas precisamos enfatizar que: o RH precisa ter um profundo conhecimento das normas trabalhistas aplicáveis ao contexto da empresa. 

Isso quer dizer que é necessário compreender as leis relacionadas principalmente à:

• Contratação;
• Jornada de trabalho;
• Salário mínimo;
• Benefícios corporativos;
• Segurança e saúde no trabalho.

Além de conhecer, é preciso acompanhar todas as alterações dessas leis para garantir que as políticas internas de compliance estejam sempre atualizadas.

Saiba mais: Leis trabalhistas: 8 normas que todo RH deve saber.

2. Faça uma análise e avaliação de riscos internos

O segundo passo é identificar e avaliar os riscos trabalhistas associados às práticas cotidianas da organização. 

Em outras palavras quer dizer:

• Revisar os processos de contratação;
• Analisar as políticas de remuneração;
• Avaliar as práticas de gestão de desempenho, prevenção de assédio e discriminação, entre outros pontos.

3. Estabeleça políticas e diretrizes específicas de compliance

Com base na análise de riscos anterior, chegou a hora de desenvolver as políticas que irão definir as expectativas de conformidade em todas as áreas da empresa.

Elas devem abordar questões como:

• Recrutamento e seleção;
• Contratos de trabalho;
• Jornada de trabalho;
• Saúde e segurança;
• Benefícios corporativos;
• Igualdade de oportunidades;
• Prevenção de assédio e discriminação.

4. Tenha uma boa comunicação e forneça treinamento sobre questões de compliance

Agora é o momento de comunicar as diretrizes de compliance a todos os colaboradores de forma que eles entendam o que precisam seguir. 

Isso quer dizer que os documentos de compliance não devem ficar “engavetados” ou guardados em pastas que os colaboradores não sabem como acessar.

E para que todo o processo esteja claro, é importante fazer treinamentos tanto de conscientização sobre essas políticas, quanto para que todos saibam como agir caso identifiquem alguma não conformidade.

Os principais temas a serem abordados são:

• Ética profissional;
• Proteção de dados;
• Prevenção de assédio e discriminação;
• Canais de denúncia para irregularidades.

Aprenda com o nosso Guia Completo: Como criar planos de capacitação eficientes.

5. Implemente controles internos e realize auditorias periódicas

Após disseminar suas políticas, é preciso criar mecanismos de controle para acompanhar, de fato, o cumprimento delas.

Isso pode ser feito através de:

• Auditorias internas para identificar áreas de não conformidade e aplicar medidas corretivas;
• Revisões dos procedimentos internos;
• Avaliações de risco;
• Análise de indicadores de desempenho; 
• Acompanhamento de canais de denúncia de irregularidades.

6. Trate as não conformidades

Caso sejam identificadas não conformidades ou violações das leis trabalhistas, o RH pode — e deve — adotar as correções adequadas. 

Para tanto, no programa devem ser previstas ações disciplinares, revisão de processos, treinamentos adicionais, entre outras medidas necessárias para corrigir esse tipo de situação e prevenir que aconteçam novamente.

Conclusão

Como vimos, ter compliance na empresa pode ser fundamental para a proteção dos direitos dos funcionários, o cumprimento das leis pela organização e a sua competitividade no mercado.

Nesse contexto, o RH tem a responsabilidade de estruturar e implementar um programa de compliance que garanta um ambiente de trabalho justo, seguro e em conformidade com as normas legais aplicáveis. 

Portanto, investir em compliance é indispensável para empresas de todos os tamanhos e setores. Além de cumprir com suas obrigações legais, elas estarão melhor preparadas para enfrentar os desafios do mercado.

Esse assunto não acaba por aqui! Por isso, continue aprendendo com o artigo: Quais os impactos da LGPD no setor de Recursos Humanos?